Не позволяйте эмоциям руководить вами
Есть задачи, которые никому не нравятся, и поэтому они откладываются на потом, оказываясь в конце приоритетного списка. Расстановка приоритетов, основанная на эмоциях, не приводит к успеху, а во многих случаях даже заводит в тупик. Поэтому на каждом шагу проверяйте, руководствовались ли вы здесь фактами или эмоциями. Потому что расстановку приоритетов в конечном счете решают фактор времени (сроки решения задач), который обычно не зависит от вас, и важность задачи, которую вы сами определяете по ее стоимости для вашего бизнеса.
Кроме того, имеются повседневные рутинные задачи, которые выполняются как бы без раздумий о том, какое значение они имеют для вашего бизнеса. Тем не менее, когда вы приступаете к теме «работать эффективнее», первое, что вам следует сделать, это оценить все повторяющиеся изо дня в день задачи на предмет их важности.
Ключевые факторы
Итак, при расстановке задач по их приоритету учитываются два основных фактора: время и деньги. Рассмотрим два крайних случая. Например, бывают задачи, от которых можно просто-напросто отказаться без особого ущерба для вашего бизнеса, и тогда лучше это сделать изначально.
Трудней, когда ставится цель, достижение которой жизненно необходимо для компании. Здесь необходимо заранее уточнить, имеются ли для этого финансовые ресурсы или можно ли договориться о соответствующем внешнем финансировании. А если нет таких возможностей, то средства для инвестиций следует искать в другом месте.
Но даже если какая-либо задача имеет жизненно важное значение для вашего бизнеса, вам не следует торопиться и ограничивать себя по времени. Процессы, выполняемые в спешке, почти всегда приводят не к достижению цели, а к ненужным затратам.
Обязательно согласовывать приоритеты
Выполняя какой-либо проект вместе с группой сотрудников, вы должны четко отразить выбранные вами приоритеты в соответствующем графике. Ключевым фактором успеха здесь является исполнительность, т.е. неукоснительное выполнение всех пунктов графика. Поэтому вам следует создать такой план-график, в котором будут указаны сроки начала и завершения определенных работ, а также те, кто будет нести персональную ответственность за них. Особенно важно регулярно контролировать соблюдение согласованных сроков выполнения задач вашими сотрудниками в случае договорных отношений с зарубежными партнерами.
Сроки выполнения и компетентность сотрудников
Важно учесть, что когда вы расставляете приоритеты, это означает не только установление графика выполнения задач. Вам также необходимо определить, какой из сотрудников обладает компетентностью, необходимой для решения поставленной перед ним задачи. Если он не сможет ее выполнить в установленный срок, потерпит неудачу не только ваш приоритетный план. Может случиться так, что сотрудник, который в другом случае был бы важен для предприятия, будет деморализован этой неудачей и, как следствие, потеряет дальнейшую мотивацию для решения новых задач.
Кроме того, в ходе выполнения проекта может измениться приоритетность задач. Поэтому в случае долгосрочных проектов вам следует периодически проверять, не изменились ли критерии, согласно которым вы расставляли приоритеты, и не требуется ли корректировка ваших приоритетов.
Целенаправленность
Приоритеты задач всегда ориентированы на поставленную цель. Поэтому важно, чтобы вы описали эту цель как можно подробнее. В большинстве случаев из этого описания уже вытекают отдельные задачи, которые вам необходимо расставить по приоритетам выполнения.
И тогда в самом начале должны стоять задачи, решение которых вносит наибольший вклад в достижение цели. Но при этом часто забывается один особенно важный аспект – это осуществимость решения. Если в ходе выполнения проекта становится очевидным, что какая-либо задача невыполнима или слишком рискованна для бизнеса, то будет затрачено много времени и усилий без достижения поставленной цели. Это приводит к ненужным затратам, которых можно было бы избежать при реалистичном составлении и контроле исполнения плана-графика.
Организация распорядка дня
Первым приоритетом является ежедневное планирование. Здесь необходимо оценить и определить различные задачи, которые необходимо решать независимо друг от друга, тщательно (по возможности) их изучив. Вместе с тем всегда имеются повседневные (рутинные, повторяющиеся) мероприятия, которые часто выполняются, что называется, «автоматом», без оценки их важности или необходимости.
Для планирования распорядка дня можно с успехом использовать так называемый метод АВС, согласно которому вы в зависимости от важности и срочности задач последовательно определяете, что сделаете сами, притом срочно (приоритет A), что сделаете позже или поручите кому-то из сотрудников (приоритет B) и, наконец, что в любом случае будет поручено кому-то из них (приоритет C) (см. график).
Многое, конечно, зависит от компетентности и исполнительности персонала, которому вы можете делегировать полномочия. При этом не менее важную роль, чем расширение прав и обязанностей отдельных сотрудников, играет их информирование о проекте и ходе его выполнения.
Поэтому подумайте о целесообразности проведения регулярных встреч с ними для обмена информацией. Чем лучше информированы ваши сотрудники, тем больше полномочий вы сможете делегировать вашему персоналу.
Расстановка приоритетов
В любом случае задачи должны быть ориентированы на эффективное достижение поставленных целей. Так, продажа какого-либо конкретного продукта (партии сырья или изделий, оборудования и пр.) сама по себе не выглядит целью, которая, например, состоит в том, чтобы увеличить продажи в определенном сегменте рынка и завоевать его некую нишу. Таким образом, продажа в этом контексте была бы способом достижения цели. Альтернативой является так называемое бережливое производство (lean manufacturing), которое, не добавляя ценности выпускаемой продукции, направлено на минимизацию затрат и тем самым снижение себестоимости производства.
Расстановка приоритетов выполняется, как правило в три основных этапа (шага).
Шаг 1. Описание цели
Прежде чем приступить к реальной расстановке приоритетов, вы должны четко определить и описать цель. После этого проверьте, имеются ли в наличии финансовые и людские ресурсы для достижения этой цели. В противном случае вам необходимо взвесить, оправдывают ли ожидаемые доходы дополнительные инвестиции или оправданны ли они вообще для вашего бизнеса. Только после того, как эти предварительные условия будут выполнены, вы определяете детали целевого сценария. Для этого запишите все этапы работы (пока что без расстановки приоритетов).
Промежуточный шаг (в случае вариативности задач).
Часто бывают случаи, когда хочется взяться за проекты, результаты которых, так сказать, просто «приятно иметь» (nice to have). Поэтому для определения финансовой целесообразности такого проекта решите первый вопрос, который заключается в том, существует ли в нем экономическая необходимость.
При этом необходимо учитывать и долгосрочную перспективу. Например, с одной стороны, вопрос о том, продолжится ли бум отдельных продуктов или брендов в ближайшие десять лет, остается открытым в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Но то, что, с другой стороны, сервис будет играть все более важную роль в будущем – не в последнюю очередь благодаря интернет-торговле, почти наверняка. И в любом случае инвестиции в обучение и переподготовку сотрудников наверняка окажут более положительное влияние на продажи, чем, например, вложения в дополнительные выставочные площади для отдельного продукта.
Шаг 2. Оценка возможностей финансирования
Обязательно нужно выявить возможности финансирования проекта. В частности, если вам необходимо привлечь заемный капитал, возникает вопрос, является ли предлагаемый курс действий разумным с экономической точки зрения и, прежде всего, целенаправленным (см. промежуточный шаг). И если есть какие-либо альтернативы, сравните их.
Шаг 3. Определение порядка действий
После того, как вы определились с необходимостью проекта и его финансированием, приведите отдельные мероприятия по его выполнению в хронологическом порядке. При этом целесообразно начинать с «пункта назначения», а затем двигаться в обратном направлении. Поскольку вы пока не можете определить, сколько времени займет весь процесс реализации проекта, вы помечаете цель как 0 и производите обратный расчет в днях. Например, таким образом:
- цель = 0;
- мероприятие 10 = 0 – 2 (дня);
- мероприятие 9 = мероприятие 10 – 1 (день) и т.д.
Различные мероприятия, предпринимаемые в рамках проекта, как правило, взаимосвязаны. В этом случае одна задача не может быть выполнена до тех пор, пока не будет выполнена другая. Поэтому, чтобы создать структуру действий, вам нужно максимально подробно определить отдельные задачи и, таким образом, сформировать их поток.
Однако вам не нужно вдаваться в подробности, когда задача делегируется как блок. Например, если расширяется цех и для этого необходимо покрасить соседний участок, просто укажите, к какому сроку должен быть вызван маляр, который это сделает, и к какому сроку он должен закончить работу.
Чтобы завершить расстановку приоритетов по времени, задайте себе следующий вопрос по каждой задаче: является ли она обязательной для достижения цели? Если нет, отметьте как-то эту задачу, чтобы затем легко отложить ее в пользу более важной задачи или вовсе отказаться от нее.
Сортировка мероприятий на временной шкале
Если область на временной шкале для какого-либо мероприятия занята другим мероприятием, проверьте, можно ли их параллельно выполнять в течение указанного периода. Если это невозможно, то приоритет имеет то мероприятие, которое в наибольшей степени способствует достижению цели.
Таким образом вы отрабатываете мероприятие одно за другим, пока не выработаете оптимальный временной порядок их выполнения. Поскольку последовательность здесь часто меняется, предпочтительно создавать список в программе для работы с электронными таблицами (например, в программе Excel).
И не забывайте, что первым приоритетом в вашей работе является ежедневное планирование своих задач в своем распорядке дня!
Опубликовано в журнале «Полимерные материалы» № 8 (303) 2024 г., с. 48-52.
